Caso de Éxito: Clínicas de Rehabilitación
Digitalización integral de la gestión clínica e interacción interactiva con el paciente mediante Inteligencia Artificial.
Saturación de servicio y dispersión geográfica
El cliente, una de las redes de clínicas de rehabilitación más importantes de Catalunya, se enfrentaba a graves problemas de gestión y comunicación debido a su gran volumen de pacientes diarios y a la distribución de sus centros por diferentes localidades. Las centralitas telefónicas de las clínicas se colapsaban constantemente en horas punta, provocando un 53% de llamadas perdidas y largas esperes que mermaban la experiencia del paciente.
Además, el personal de administración dedicaba más del 60% de su jornada laboral a tareas repetitivas de bajo valor, como dar de alta, reprogramar o cancelar citas de forma manual, en lugar de centrarse en la atención humana directa en las instalaciones.
La transformación digital de 4 pilares con IA
VilaTec diseñó e implementó un ecosistema completo de digitalización que conecta la gestión interna con múltiples canales de interacción inteligentes para el paciente:
Plataforma de Gestión Integral
Un sistema centralizado sin código propietario que permite gestionar en tiempo real la agenda de médicos y fisioterapeutas, la disponibilidad de salas de rehabilitación, equipos técnicos y fichas médicas de los pacientes.
Canal de WhatsApp & Web IA
Un chatbot de inteligencia artificial con procesamiento de lenguaje natural (NLP) conectado directamente al Core de la clínica. El paciente puede solicitar, mover o anular visitas al instante de forma totalmente autónoma.
Centralita de Voz IA Activa
Un asistente de voz cognitivo que responde llamadas telefónicas fuera del horario comercial o cuando todas las líneas están ocupadas. Cuenta con la misma capacidad de agendamiento, modificación y cancelación de visitas de forma segura.
Kioscos de Autoservicio con IA
Kioscos táctiles interactivos integrados en las mismas salas de espera de los centros, dotados de un agente de IA virtual para agilizar el registro al llegar, resolver dudas sobre tratamientos y guiar al paciente.
El impacto real en el flujo del paciente
- cancel Más de un 53% de llamadas de usuarios se perdían o no se atendían en horas punta.
- cancel Espera media de 12 minutos por teléfono para realizar un simple cambio de cita.
- cancel Las secretarias colapsadas con tareas manuales, descuidando la atención en el centro.
- cancel Falta de autoservicio físico que generaba colas de recepción innecesarias.
- check_circle Atención omnicanal 24/7 de llamadas y mensajes sin tiempos de espera.
- check_circle Autogestión de citas en 30 segundos vía WhatsApp o centralita automatizada.
- check_circle Lenguaje natural fluido en catalán y castellano, adaptado al paciente senior.
- check_circle Registro rápido en quiosco físico reduciendo el tiempo de espera en un 70%.
Eficiencia operativa garantizada
Gracias a la digitalización integral de VilaTec, la red de clínicas ha logrado liberar un 50% del tiempo administrativo de su recepción, que ahora se vuelca directamente en el confort del paciente. La automatización no solo ha reducido los costes operativos, sino que ha maximizado el uso de las agendas clínicas eliminando prácticamente los espacios vacíos por cancelaciones tardías, gracias al recordatorio de citas inteligente por WhatsApp.
